Архивный отдел является структурным подразделением администрации Ванинского муниципального района, и осуществляет свою деятельность под руководством главы Ванинского муниципального района.
Архивный отдел осуществляет управление архивным делом на территории Ванинского района и выполняет одновременно функции муниципального архива, который осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений, расположенных на территории Ванинского района, а также хранение архивных фондов поселений и документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, действовавших на территории района. Обеспечивает соблюдение действующего законодательства в области архивного дела на территории Ванинского района в пределах своей компетенции.
В структуру архивного отдела входит объединенный межведомственный архив по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций Ванинского района, с отдельным учётом и отчётностью.
Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления поселений и муниципального района, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.